Jenis - Jenis Arsip

Jenis – jenis arsip

Pengelolaan arsip memegag peranan yang sangat penting bagi jalanya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi , yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan untuk pengembngan organisasi yag bersngkutan. Bentuk arsip bisa bermacam – macam , tidak berupa kertas ataupun lembaran – lembaran seperti yang sering dianggap kebanyakan orang. Namun didalam suatu kantor arsip memang terutama berupa surat atau dokumen yang berbentuk lembaran. Maka dapat dibedakan dalam bebrapa jenis arsip, yaitu :

~        Arsip menurut subyek atau isinya yaitu :

~        Arsip kepegawaian

Contohnya : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan, rekaman presensi, dll.

~        Arsip keuangan

Contohnya : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dll.

~        Arsip pemasaran

Contohnya : surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjulan, daftar pelanggan, daftar harga, dll.

~        Arsip pendidikan

Contohnya : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, daftar nilai, rapor, dll.

~        Arsip menurut bentuk dan wujud fisik

Penggolongan ini lebih pada tampilan fiik media apa yang digunakan dalam merekam informasi. Wujudnya berupa :

~        Surat

Contohnya : naskah perjanjian/ kontrak, akte pendirian, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dll.

~        Pita rekaman

~        Mikrofilm

~        Disket

~        Compact disk ( CD )

~        Arsip menurut nilai kegunaanya

Yaitu lebih didasarkan pada nilai dan kegunaanya arsip, ialah :

~        Arsip bernilai informasi

Contohnya : pengmuman, pemberitahuan, undangan, dll.

~        Arsip bernilai administrasi

Contohnya : ketentuan – ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dll.

~        Arsip bernilai hukum

Contonya : akte kelahiran, akte perkawinan, surat kuasa, keputusan peradilan, dll.

~        Arsip bernilai sejarah

Contohnya : laporan tahunan, gambar/ foto peristiwa, dll.

~        Arsip bernilai ilmiah

Contohnya : hasil penelitian.

~        Arsip bernilai keuangan

Contohnya : kwitansi, laporan keuangan, dll.

~        Arsip bernilai pendidikan

Contohnya : karya ilmiah para ahli, satuan pelajaran, progam pengajaran, dll.

~        Arsip menurut sifat kepentinganya

Penggolongan ini lebih didasarkan penggolonganya, atau urgensinya.

~        Arsip tidak berdaya guna

Contohnya : memo, undangan, dll.

~        Arsip berguna

Contohnya : pesensi pegawai, surat permohonan cuti, dll.

~        Arsip penting

Contohnya : surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, buku kas, dll.

~        Arsip vital

Contohnya : buku induk pegawai, sertifikat tanah, ijzah, dll.

~        Arsip menurut fungsinya

Penggolongan ini pada fungsi arsip dalam kegiatan pendukung organisasi.

~        Arsip dinamis

Ialah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi yang bersangkutan.

~        Arsip statis

Ialah arsip yang sudah tidak dipergunakan  secara langsung dalam kegiatan.

6.      Arsip menurut tempat atau pengelolaanya

Penggolongan ini didasarkan pada tempat atau tingkat, serta siapa yang bertanggung jawab.

~        Arsip pusat

Arsip yang disimpn secara sentralisasi atau berada dipusat organisasi, serta yang berkaitan dengan lembaga pemerintahan. Contohnya : ANRI di Jakarta

~        Arsip unit

Arsip yang berada di unit – unit pada setiap organisaasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintahan. Contohnya :  arsip daerah

7.      Arsip menurut keaslianya

~        Arsip asli

Yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, serta tanda tangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.

~        Arsip tembusan

Yaiu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatanya bersamaan dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pihak lain selain penerima dokumen asli.

~        Arsip salinan

Yaitu dokumen yang proses pembuatanya tidak bersama dengan okumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen  dokumen asli.

~        Arsip petikan

Yaitu dokumen yang berisi dari bagian dokumen asli.

8.      Arsip menurut kekuatan hukum

Didasarkan legalitas yang dilihat dari sisi hukum

~        Arsip otentik

Arsip yang di atsnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta ( bukan foto copy atau film ) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan sehingga arsip otentik dapat digunakan sebagai bukt hukum yang sah.

~        Arsip tidak otentik

Arsip yang diatasnya tiak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini berupa foto copy film, mikrofilm.

·         REFERENSI : Sugiarto, Agus. Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern.      Yogyakarta : Gava Media

Fungsi Arsip

Di era sekarang ini, kearsipan yang baik menjadi sangat penting artinya bagi setiap organisasi. Setiap pekerjaan organisasi maupun kegiatan perusahaan memerlukan data dan informasi.sala satu sumber data adalah arsip. Tetapi tidak banyak yang mengerti apa arsip itu sendiri, disini saya akan menjelaskan sedikit tentang beberapa yang mengenai kearsipan.

Arsip menurut kamus adminisrasi, kearsipan ( filing ) adalah :

Suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen – dokumen secara sistematis sehingga bilamana ditemukan lagi, dokumen – dokumen itu akan ditemukan dengan cepat.

Selain penjelasan di atas arsip dapat  berfungsi, yaitu :

a.       Arsip sebagai sumber  kegiatan atau memory

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencaran informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita dapat mengingat informasi yang terekam dalam arsip tersebut.

b.      Sebagai bahan pengambilan keputusan

Pihak manajemen dalam kegiatanya tentnya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang diimpan dalam berbagai media , baik elektronik maupun non elektronik.

c.       Sebagai bukti atau legalitas

Arsip yang dimiliki sebagai pendukung legalitas atau bukti – bukti jika diperlukan.

d.      Sebagai rujukan Historis

Arsip yang merekam informai masa lalu, dan menyediakan informasi untuk di masa yang akan datang . sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat bantu untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika perkembangan sejarah atau kegiatan organisasi.

Definisi Arsip

Mungkin banyak orang yang bertanya - tanya , bahkan mungkin tidak mengetahui apa itu "ARSIP "???jujur saya sendiri awalnya tidak mengerti sama sekali apa itu yang dimaksud dengan " ARSIP "!! Tetapi setelah mengambil jurusan " KEARSIPAN "  saya setidaknya telah mengetahui apa itu " ARSIP ".

BEBERAPA DEFINISI ARSIP :
Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.http://duniaarsip.com/pengertian-arsip-dan-kearsipan-menurut-uu-nomor-43-tahun-2009.html

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Berdasar pengertian ini, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi 3 syarat, yaitu:

• Warkat memiliki kegunaan
• Warkat disimpan secara teratur dan berencana, dan
• Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali.

Dari dua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa untuk dapat disebut sebagai arsip, maka surat atau warkat harus memenuhi persyaratan: memiliki nilai guna bagi organisasi/lembaga sehingga surat/warkat tersebut dikelola dengan teratur dan berencana menurut suatu sistem tertentu agar memudahkan penemuan kembali surat/warkat yang disimpan itu jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali nilai informasi yang ada di dalamnya oleh organisasi/lembaga.http://duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-kamusensiklopedi.html

Tidak berhenti sampai di situ, ARSIP  masih dibagi lagi menjadi beberapa macam, yaitu :

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.http://duniaarsip.com/pengertian-arsip-dan-kearsipan-menurut-uu-nomor-43-tahun-2009.html