Jenis - Jenis Arsip

Jenis – jenis arsip

Pengelolaan arsip memegag peranan yang sangat penting bagi jalanya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi , yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan untuk pengembngan organisasi yag bersngkutan. Bentuk arsip bisa bermacam – macam , tidak berupa kertas ataupun lembaran – lembaran seperti yang sering dianggap kebanyakan orang. Namun didalam suatu kantor arsip memang terutama berupa surat atau dokumen yang berbentuk lembaran. Maka dapat dibedakan dalam bebrapa jenis arsip, yaitu :

~        Arsip menurut subyek atau isinya yaitu :

~        Arsip kepegawaian

Contohnya : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan, rekaman presensi, dll.

~        Arsip keuangan

Contohnya : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dll.

~        Arsip pemasaran

Contohnya : surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjulan, daftar pelanggan, daftar harga, dll.

~        Arsip pendidikan

Contohnya : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, daftar nilai, rapor, dll.

~        Arsip menurut bentuk dan wujud fisik

Penggolongan ini lebih pada tampilan fiik media apa yang digunakan dalam merekam informasi. Wujudnya berupa :

~        Surat

Contohnya : naskah perjanjian/ kontrak, akte pendirian, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dll.

~        Pita rekaman

~        Mikrofilm

~        Disket

~        Compact disk ( CD )

~        Arsip menurut nilai kegunaanya

Yaitu lebih didasarkan pada nilai dan kegunaanya arsip, ialah :

~        Arsip bernilai informasi

Contohnya : pengmuman, pemberitahuan, undangan, dll.

~        Arsip bernilai administrasi

Contohnya : ketentuan – ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dll.

~        Arsip bernilai hukum

Contonya : akte kelahiran, akte perkawinan, surat kuasa, keputusan peradilan, dll.

~        Arsip bernilai sejarah

Contohnya : laporan tahunan, gambar/ foto peristiwa, dll.

~        Arsip bernilai ilmiah

Contohnya : hasil penelitian.

~        Arsip bernilai keuangan

Contohnya : kwitansi, laporan keuangan, dll.

~        Arsip bernilai pendidikan

Contohnya : karya ilmiah para ahli, satuan pelajaran, progam pengajaran, dll.

~        Arsip menurut sifat kepentinganya

Penggolongan ini lebih didasarkan penggolonganya, atau urgensinya.

~        Arsip tidak berdaya guna

Contohnya : memo, undangan, dll.

~        Arsip berguna

Contohnya : pesensi pegawai, surat permohonan cuti, dll.

~        Arsip penting

Contohnya : surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, buku kas, dll.

~        Arsip vital

Contohnya : buku induk pegawai, sertifikat tanah, ijzah, dll.

~        Arsip menurut fungsinya

Penggolongan ini pada fungsi arsip dalam kegiatan pendukung organisasi.

~        Arsip dinamis

Ialah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi yang bersangkutan.

~        Arsip statis

Ialah arsip yang sudah tidak dipergunakan  secara langsung dalam kegiatan.

6.      Arsip menurut tempat atau pengelolaanya

Penggolongan ini didasarkan pada tempat atau tingkat, serta siapa yang bertanggung jawab.

~        Arsip pusat

Arsip yang disimpn secara sentralisasi atau berada dipusat organisasi, serta yang berkaitan dengan lembaga pemerintahan. Contohnya : ANRI di Jakarta

~        Arsip unit

Arsip yang berada di unit – unit pada setiap organisaasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintahan. Contohnya :  arsip daerah

7.      Arsip menurut keaslianya

~        Arsip asli

Yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, serta tanda tangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.

~        Arsip tembusan

Yaiu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatanya bersamaan dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pihak lain selain penerima dokumen asli.

~        Arsip salinan

Yaitu dokumen yang proses pembuatanya tidak bersama dengan okumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen  dokumen asli.

~        Arsip petikan

Yaitu dokumen yang berisi dari bagian dokumen asli.

8.      Arsip menurut kekuatan hukum

Didasarkan legalitas yang dilihat dari sisi hukum

~        Arsip otentik

Arsip yang di atsnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta ( bukan foto copy atau film ) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan sehingga arsip otentik dapat digunakan sebagai bukt hukum yang sah.

~        Arsip tidak otentik

Arsip yang diatasnya tiak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini berupa foto copy film, mikrofilm.

·         REFERENSI : Sugiarto, Agus. Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern.      Yogyakarta : Gava Media