Fungsi Arsip

Di era sekarang ini, kearsipan yang baik menjadi sangat penting artinya bagi setiap organisasi. Setiap pekerjaan organisasi maupun kegiatan perusahaan memerlukan data dan informasi.sala satu sumber data adalah arsip. Tetapi tidak banyak yang mengerti apa arsip itu sendiri, disini saya akan menjelaskan sedikit tentang beberapa yang mengenai kearsipan.

Arsip menurut kamus adminisrasi, kearsipan ( filing ) adalah :

Suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen – dokumen secara sistematis sehingga bilamana ditemukan lagi, dokumen – dokumen itu akan ditemukan dengan cepat.

Selain penjelasan di atas arsip dapat  berfungsi, yaitu :

a.       Arsip sebagai sumber  kegiatan atau memory

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencaran informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita dapat mengingat informasi yang terekam dalam arsip tersebut.

b.      Sebagai bahan pengambilan keputusan

Pihak manajemen dalam kegiatanya tentnya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang diimpan dalam berbagai media , baik elektronik maupun non elektronik.

c.       Sebagai bukti atau legalitas

Arsip yang dimiliki sebagai pendukung legalitas atau bukti – bukti jika diperlukan.

d.      Sebagai rujukan Historis

Arsip yang merekam informai masa lalu, dan menyediakan informasi untuk di masa yang akan datang . sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat bantu untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika perkembangan sejarah atau kegiatan organisasi.

REFERENSI : Sugiarto, Agus. Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta : Gava Media

.